Langkah Awal WordCamp di Kotamu

Hari Sabtu, 16 Februari 2019, saya terlibat dalam penyelenggaraan WordCamp Jakarta 2019 sebagai organizer.  Kegiatan ini bukan kegiatan rutin tahunan, akan tetapi sudah empat kali saya ikut meramaikan WordCamp di Indonesia sebagai organizer ataupun volunteer hanya dalam waktu tiga tahun.

WordCamp pertama saya di tahun 2016 diadakan di Denpasar. Saya diajak mantan pacar (sekarang sudah jadi suami), dan langsung didaulat menjadi volunteer di saat-saat terakhir persiapan. WordCamp kedua saya di Ubud pada tahun 2017 dan saya terlibat lebih jauh sebagai organizer. Kesempatan ini menghadiahkan saya sebuah profile badge, yaitu WordCamp Organizer Badge.

Di tahun yang sama, karena kesibukan pekerjaan, saya hanya dapat terlibat sebagai volunteer untuk WordCamp Jakarta 2017. Karena saya pengangguran, tahun ini saya terlibat sebagai organizer dan dapat melakukan banyak hal, mulai dari meramaikan konten media sosial sampai dengan menjadi MC untuk Non Technical Session.

Walaupun peran untuk meramaikan media sosial dibagi dengan beberapa organizer dan volunteer lain, saya cukup aktif berinteraksi dengan beberapa follower akun WordCamp Jakarta di Instagram, Twitter dan Facebook.

Secara umum semua peserta merasa puas atas pelaksanaan WordCamp Jakarta 2019 dan mendapatkan banyak manfaat. Beberapa peserta juga menyarankan agar WordCamp diadakan di kota lain. Dan respon saya adalah “Teman-teman dapat mengadakan WordCamp di kota masing-masing!”

Syarat utama penyelenggaraan WordCamp di sebuah kota adalah adanya WordPress Meetup yang diadakan secara berkala oleh komunitas WordPress setempat. Saat ini WordPress Meetup di Indonesia sudah berjalan di beberapa kota antara lain di Bali (Denpasar dan Ubud), Bandung, Bekasi, Jakarta, Solo, Surabaya dan Yogyakarta. WordPress Meetup juga pernah diadakan di Kota Depok.

Melalui WordPress Meetup, komunitas WordPress setempat akan terbangun. Tidak hanya untuk berbagi ilmu dan memperkuat kemampuan para pengguna WordPress, meetup juga bisa menjadi ajang bertemunya orang-orang yang berminat mengadakan WordCamp dan mulai merencanakannya bersama. Jadi WordPress Meetup dapat dianggap sebagai jalan menuju WordCamp dan kamu bisa berinisiatif untuk menjadi WordPress Meetup Organizer.

Kamu bisa memulai meetup secara mandiri atau langsung mendaftarkan melalui meetup.com dimana WordPress memiliki akun resmi. Jika kamu memulai secara mandiri, di kemudian hari kamu tetap bisa mendaftarkan WordPress Meetup yang sudah berjalan.

Jika kamu ingin menjadi WordPress Meetup Organizer secara mandiri ataupun melalui meetup.com, komunitas WordPress memberikan arahan (wajib dibaca) yang sama dan perlu diperhatikan oleh setiap organizer. Selain aturan penyelenggaraan WordPress Meetup, beberapa hal teknis perlu dipersiapkan agar meetup dapat berjalan dengan lancar dan berkesinambungan.

1. Niat dan Kemauan

Kamu harus punya niat dan kemauan yang tulus untuk berbagi dengan sesama pengguna WordPress dan membangun komunitas yang bermanfaat untuk semua orang. Jangan campur adukan niat dan kemauan ini dengan kepentingan pribadi atau bisnis.

2. Jumlah orang

Tidak ada jumlah minimum untuk dapat sebuah pertemuan dianggap sebagai WordPress Meetup. Setidaknya harus ada dua orang yang hadir dan berbagi pengalaman mengenai WordPress secara langsung dan bukan daring.

3. Format

Format pertemuan WordPress Meetup juga tidak ditentukan. Kamu bebas berkreasi dengan format pertemuan yang bermanfaat untuk para penggemar WordPress di kotamu. Beberapa contohnya adalah kelas presentasi, diskusi publik, pertemuan santai, workshop, hackathon, WordPress helpdesk, dan kerja bareng.

4. Tempat

Tempat meetup tidak ditentukan, dan dapat disesuaikan dengan formatnya. Untuk kegiatan yang bersifat santai seperti kerja bareng atau blogging bareng, WordPress Meetup dapat diadakan di cafe atau restoran. Jika membutuhkan ruang kerja, coworking atau ruang pertemuan yang didonasikan oleh komunitas, perusahaan atau sekolah dan universitas dapat menjadi pilihan. Jika WordPress Meetup yang ingin kamu adakan cukup besar dan membutuhkan tempat yang cukup luas untuk disewa, kamu dapat mencoba untuk mendapatkan bantuan dengan mengisi formulir Meetup Venue Approval Request.

5. Waktu

Meetup dapat dilakukan berkala misalnya sekali dalam satu bulan. Lama meetup juga dapat disesuaikan dengan formatnya. Cari waktu yang setidaknya teman atau kolega terdekat dapat hadir sebagai langkah awal, misalnya akhir pekan ataupun setelah pulang kerja. Kemudian jadwalkan segera melalui Google Calendar atau meetup.com.

6. Promosi

Kamu juga dapat mempromosikan meetup-mu melalui media sosial pribadimu atau di beberapa media sosial lain seperti WordPress Indonesia Facebook Page, WordPress Developer Indonesia Facebook Group, WordPress Indonesia Facebook Group atau Blogger WordPress Indonesia Group. Jika kamu belum tergabung di dalam WordPress Indonesia Slack Group, segera unduh Slack dan bergabung. Kamu juga dapat berkreasi dengan meme atau poster yang dapat disebarluaskan melalui media sosial atau media komunikasi lainnya. Jangan lupa cantumkan waktu, tempat dan informasi lain yang penting untuk kamu terhubung dengan para pengguna WordPress di kotamu.

7. Hadir lebih cepat

Sebagai WordPress Meetup Organizer, kamu harus datang lebih awal untuk mempersiapkan tempat. Jika kamu datang terlambat, hal ini akan mengurangi rasa nyaman dan percaya peserta terhadap penyelenggara. Jika kamu datang lebih awal, peserta yang datang lebih awal pun tidak akan kebingungan.

8. Have a great meetup!

Selain berbagi pengalaman mengenai WordPress, sebagai WordPress Meetup Organizer, kamu dapat membangun komunikasi dan jejaring dengan semua yang hadir. Inilah kesempatan bagimu untuk bertemu dengan orang-orang yang punya semangat untuk membangun komunitas dan bersama-sama mengadakan WordCamp di kemudian hari.

Jika kamu ingin terhubung atau mendengar pengalaman orang-orang yang pernah menjadi WordCamp Lead Organizer di Indonesia atau terlibat sebagai WordCamp Organizer di negara lain, silahkan kontak Ivan Kristianto atau Niels Lange.